Daglig styrning

Daglig styrning eller dagens Jaså?

Det är ganska vanligt i många organisationer att man har ett möte där man pratar om vad ska hända under dagen och vilka problem som måste hanteras. Korta möten av denna sort kallas ofta för daglig styrning eller pulsmöte. Fördelen med dessa typer av möten är att snabbt kunna informera om situationen och ta snabba beslut kring åtgärder för att lösa dagens problem och leveranser.

Många gånger upplever vi dock att dessa möten tenderar att bli ett möte där man endast konstaterar att saker och ting det blev som det blev och efter ett antal undanflykter och bortförklaringar står gruppen kvar med ett tomt ”Jaså” och en känsla för att alla åtminstone gjorde sitt bästa. Det resultat man får är ju ändå en frukt av att alla gör så gott man kan och sedan ser vi på mötet hur det gick.

På den dagliga styrningen diskuteras också ofta åtgärder och aktiviteter för att lösa problem som uppstått sedan senaste mötet, och det är ju jättebra. Ofta sker detta utan att egentligen lova något och ofta utan att följa upp de aktiviteter som man eventuellt lovat utföra. Man fixar helt enkelt de problem som man stöter på och ser till att resultatet blir bra för dagen. Sedan behöver man inte bekymra sig över de problem som man inte kan lösa idag, för det kommer alltid nya problem nästa dag…

Det här kan låta lite hårt, men många missar möjligheten till lärande och förbättring i samband med den dagliga styrningen. Styrkan i ett pulsmöte ligger i två plan:
– att samla energin i en riktning för att nå dagens mål
– att skapa ett lärande i organisationen.
Den första delen, att samla energin i en riktning lyckas många skapa med sin puls. Den andra delen är däremot lite svårare.

Lärandet kan komma från flera håll, men två viktiga delar kan man använda vid ett pulsmöte. Den första delen är att tänka sig hur det borde bli och den andra delen är att reflektera hur det faktiskt blev. Att tänka sig hur det borde bli kräver mycket mer än att bara hoppas att det blir något.

Reflektionen, att kolla hur det blev jämfört med plan, är central för lärandet. Att endast göra, och göra samma sak upprepade gånger, förbättrar inte resultatet. Det snarare cementerar sättet man gör saker på, och följaktligen också resultatet. Lärande handlar istället om förändring, att ändra tänkesätt, beteende eller arbetssätt från ett läge till ett annat. Att följa upp en plan och se skillnaden mellan plan och utfall torde generera en hel del avvikelser. Det blir ju inte alltid som man tänkt sig, eller hur?

I denna punkt ligger den stora skillnaden mellan ett effektivt pulsmöte och ett dagens konstaterande att det blev som det blev. Använder man avvikelser för att faktiskt bli bättre på riktigt genom att hantera och eliminera orsaken till problemen kan den dagliga styrningen bli ett effektivt verktyg i förbättringssystemet och inte bara ett dagens jaså…

Hur ser era pulsmöten ut?
Får ni ut full effekt av era medarbetare och kollegor?
Lär ni er varje dag i era pulsmöten?
Leder den dagliga styrningen till reella förbättringar?

Posted in Förbättringsarbete, Värderingar.