4 steg för att lyckas med 5S

Hur många gånger får man inte höra att man startat upp sin Lean-resa genom att först påbörjat ett arbete med 5S? Och hur många gånger får man inte höra att det enbart slutat i ett städprojekt, vilket skapat en enormt stor frustration bland medarbetarna?

Metoden 5S är en metod som just syftar till att skapa en välorganiserad och funktionell arbetsplats med rätt sak på sin plats och allting färdigt att användas. Det är förmodligen en av de mest välkända Lean-metoderna. Att arbeta med 5S är ofta en naturlig start när en verksamhet påbörjar sin Lean-satsning. Det beror dels på att metoden anses vara enkel att förstå och dels på att ordning och reda i verksamheten är ett viktigt resultat av metoden. Metoden 5S omfattar dock mer än bara ordning och reda. Rätt använd handlar 5S om att skapa en välorganiserad och funktionell arbetsplats samt att skapa rätta attityder och beteenden.

Att man just oftast börja med denna metod är inte så konstigt eftersom metodens syfte är att reducera slöseri i form av att leta efter föremål, vänta på information, hämta på annan plats etc. Detta slöseri brukar i många fall uppgå till 25 % av arbetstiden vilket innebär 10 timmar i veckan per person på en 40-timmars arbetsvecka. Om det nu vore möjligt att reducera hälften av detta slöseri så skulle en verksamhet markant kunna stärka sin konkurrenskraft genom att applicera denna metod på rätt sätt. Om detta nu är möjligt att uppnå så är ju frågan varför det ofta enbart slutar i ett städprojekt? Om man med metoden skulle kunna frigöra 1-2 timmar per dag och per person så borde det inte finnas så många andra viktiga aktiviteter än att få denna metod på plats….eller?

I de allra flesta fall beror inte misslyckandet på bristande engagemang och drivkraft hos medarbetarna utan det handlar främst om att ledarna inte har förstått metodens syfte och att man som ledare snarare efterfrågar resultat än arbetssätt.

Vad ska man då göra för att lyckas?

Det finns självklart flera svar på hur man ska lyckas men enligt vår erfarenhet så anser vi att följande steg är de viktigaste:

  1. Att man som ledare verkligen inser att man själv måste förstå metoden så att man har möjlighet att träna sina medarbetare på rätt sätt
  2. Att man som ledare efterfrågar arbetssätt snarare än resultat
  3. Att man som ledare skapar förutsättningarna så att organisationen arbetar med metoden varje dag genom att t.ex. återställa arbetsplatsen i syfte att skapa en vana
  4. Att man som ledare skapar en förståelse hur man kopplar denna metod till sitt förbättringsarbete så att man hela tiden har som mål att förbättra arbetssättet

Detta är bara en kort beskrivning om vad som krävs för att lyckas men det finns garanterat många fler förklaringar.

Vad anser Ni vara viktiga saker för att lyckas med denna metod?

Vill ni träna er egen organisation i 5S, läs om vårt 5S-spel