Låt Era möten bli en intern träningsarena

För att etablera Lean som förhållningssätt är det viktigt att inse att det först och främst handlar om att ändra beteenden hos ledarna. Det är de som har drivningsansvaret och det är de som måste träna sin organisation så att detta förhållningssätt blir bestående. Det handlar om att utmana dagens arbetssätt så att man hela tiden har en möjlighet att bli lite bättre varje dag. För många så låter detta väldigt logiskt men det finns ju en svårighet och det är att man måste investera tid och tid är ju oftast en bristvara för många ledare.

Om man ser över en ledares vardag så läggs det mycket tid på olika möten. Förutom att det är många så är de ofta ganska ineffektiva. Känner du igen dig i någon av dessa punkter?

  • Ingen agenda eller otydlig agenda
  • Punkterna inte tidssatta
  • Punkterna inte förberedda
  • Alla punkter på agendan hinns inte med
  • Dokumentation inför mötet har skickats ut i tät anslutning till mötet eller inte alls
  • Liten del (eller kanske ingen del) av mötet berör dig
  • Flera möten som berör, i princip, samma saker
  • Förvirring efter mötet om vilka beslut som tagits
  • ……

Det finns många metoder där man kan reducera antalet möten samt mötestiden, men när ska man träna sig själv som ledare?

Ett effektivt sätt är att använda dessa möten som en intern träningsarena där ledarna tränar varandra att skapa ett önskat beteende samtidigt som mötena blir allt mer effektiva. Eftersom mycket handlar om att förändra beteenden så bör man börja med att bryta ner sina värderingar till konkreta aktiviteter så att man vet vad som förväntas av varandra under dessa möten. Vi på Part Development har 4 värdeord där Respekt och Lärande är två av dessa. Nedbrutna till konkreta aktiviteter så betyder de under mötet följande saker:

  • Rätt personer är kallade till mötet (Respekt)
  • Roller på mötet: Ordförande, Sekreterare, Tidshållare och Ämneshållare (Respekt)
  • Alla är i tid till mötet och samtliga tider hålls (Respekt)
  • Vi håller oss till agendan (Respekt)
  • Alla punkter är förberedda och tidsatta (Respekt)
  • Alla telefoner är satt i ljudlöst och väntar något ett viktigt samtal så aviseras detta i förväg (Respekt)
  • Det finns en inplanerad tid för förbättringsarbete (Lärande)
  • Det finns en Återställningstid inplanerad (Respekt/Lärande)
  • Direkt feedback (Respekt/Lärande)
  • Tid för reflektion av mötet (Lärande)

När mötet startas upp så går man kort igenom dessa konkreta aktiviteter så att man bli påmind om vad som förväntas av deltagarna eftersom detta är de regler som deltagarna ska förhålla sig till. Förutom ordförande väljer man ut en tidhållare samt en ämneshållare. Dessa två har koll på tider samt att man håller sig till ämnet.

Om man exempelvis inte hinner klart sin punkt på utsatt tid så kan det antingen bero på att man planerat punkten för dåligt eller att det dykt upp fler frågor än vad man räknat med. Oavsett orsak så kan man ”låna” tid av den inplanerade återställningstiden. Avvikelsen tas upp under läropunkten i slutet av mötet. All återställningstid kanske har förbrukats och det är då viktigt att gå igenom vad detta berodde på samt vad man kan lära sig till nästa möte.

Läropunkten på slutet är inget annat än förbättringsarbete – av mötet. Under denna punkt kommer man överens om vad man ska förbättra till nästa möte vilket innebär att förutom att mötena blir allt mer effektiva så kommer ledarna att skapa önskade beteenden som därefter smittar av sig till resten av organisationen.

Skulle även Er organisation kunna använda denna interna träning?

Finns det andra områden där man skulle kunna göra på ett liknande sätt?

Gör rätt nulägesanalys

Är du säker på att du tillsätter rätt åtgärder för att påverka den verkliga grundorsaken till ett uppkommet problem? Gör en ordentlig analys innan du sätter in åtgärd så får du ett bättre resultat snabbare.