Våga se dina flöden!

Ärenden som tar för lång tid eller försvinner, långa leveranstider, försenade projekt, ökande köer till mottagning och behandling, lägre servicegrad… Vad är det som gömmer sig bakom dessa resultat? Ja, ska man gömma något så är nog bästa stället där ingen ser.

Ett flöde är ofta ett jättebra ställe att gömma saker, speciellt mellan processer och ansvarsområden. Ju fler överlämningar desto fler ställen finns det att gömma både ärenden och produkter.
Ett flöde består av ett antal produkter eller tjänster som passerar genom ett antal funktioner eller processer för att slutligen uppfylla ett behov. Dessa funktioner eller processer är definierade utifrån vad som ska göras med produkten eller tjänsten.

Här är också ansvaret för produkten definierat utifrån funktion, inte flöde eller behovsuppfyllnad. Med ansvar kommer mätning och uppföljning, också det kopplat till funktion.

Riktigt så här enkelt är det ju förstås inte överallt. Vissa flöden har, förutom funktion, också en ansvarsuppdelning baserat på andra parametrar. Som ett exempelvis kan vi ta vården, där undersköterska, sjuksköterska och läkare delar ägandeskapet i flödet baserat på utbildningsnivå.

Själva ansvarsfrågan är ju intressant att fundera vidare på. Ligger problematiken i flöden i bristande ansvar? På vilket sätt ger vi förutsättningar till tydlighet och ansvarstagande i våra organisationer?

Jan Carlzon lär ha sagt att ”En person som inte får information kan inte ta ansvar. En person som får information kan inte låta bli att ta ansvar.”

Kan möjligen bristande flöden vara en funktion av bristande information? På vilket sätt får vi information om våra flöden, när vi endast styr och mäter processernas egenskaper? Finns den informationen verkligen tillgänglig så att människor har förutsättningar att ta ansvar för den? Eller till och med så tydlig information att personer inte kan låta bli att ta ansvar? Är det kanske först då som vi kan uppnå högpresterande, flödeseffektiva organisationer?

Om man har tänkt att bli riktigt bra, så måste man sluta gömma slöserier i sin verksamhet. Se istället till att skapa förutsättningar att få personer att ta ansvar för dem istället för att gömma dem. Lyft hela flödets alla delar, visualisera informationen så att den blir tillgänglig för hela organisationen. Först då kan det bli riktiga förutsättningar att få flöden som flyter, med förutsättningar som kan nyttja hela organisationens potential! Vad gömmer du för potential i dina flöden?