Tre steg för att skapa ett medarbetardrivet förbättringsarbete!

Hur ofta får man inte höra att förbättringsarbetet fungerade bra till en början men efter ett tag så dog det ut…

Detta är tyvärr ganska vanligt. En anledning till att det dör ut är ofta att förbättringsarbetet enbart bygger på goda idéer. Goda idéer i all ära men ett problem med goda idéer är att det är ganska lätt till en början att komma på idéer, men allt eftersom tiden går desto svårare blir det att komma på nya. Prova själv! Om du ber några medarbetare komma fram till 5 förbättringsförslag så är det inga problem. Efter en vecka så ber du dem att komma fram till 5 nya förslag och redan då kommer det att vara svårare. Veckan därpå ställer du samma fråga igen och nu börjar det bli riktigt svårt att komma på nya förslag. Ett annat problem med goda idéer är att dessa oftast kräver ganska stora insatser för att få igenom förbättringen. Framför allt när idéerna tryter och större och mer komplicerade frågor dyker upp. Dessutom är det vanligt att man uppnår enbart en förändring och inte en förbättring för man vet kanske inte riktigt vad man ska förbättra för att påverka verksamhetens mål.

Hur ska man då gå tillväga för att skapa ett medarbetardrivet förbättringsarbete där man gör rätt förbättringar?

Steg 1
Som ett första steg, som många missar, är att förbättringsarbetet måste kopplas mot verksamhetens mål. Detta innebär att man måste bryta ner de övergripande målen ner till respektive avdelning så att alla vet vad som förväntas av dem. Genom denna tydlighet så är det lättare för alla att veta att man gör rätt saker varje dag.

Steg 2
När dessa mål är nedbrutna ser man till att skapa en uppföljning så att man har möjlighet att stämma av avdelningens mål (helst varje dag eller oftare) så att man ser hur man ligger till. Detta sker genom s.k. Pulsmöten (korta strukturerade avstämningsmöten) När denna uppföljning är etablerad så kommer man att kunna upptäcka avvikelser (dvs skillnaden mellan vad som var planerat att uppnå och hur det verkligen gick). Dessa avvikelser är skarpa störningar som hindrar medarbetarna att nå sina mål och detta blir väldigt tydligt för alla medarbetare.

Steg 3
Genom att detta blir tydligt för medarbetarna så kommer alla att förstå att för varje liten avvikelse som medarbetarna kan lösa så kommer verksamheten att bli allt bättre. Ett tredje naturligt steg är då att etablera ett strukturerat förbättringsarbete så att medarbetarna på egen hand får möjlighet att lösa dessa avvikelser. För varje liten avvikelse som de löser så kommer verksamheten att bli lite bättre vilket då kommer att påverka de övergripande målen.

Detta arbetssätt måste finnas på samtliga organisatoriska nivåer så att medarbetarna har möjlighet att skicka vidare de avvikelser de själva inte har möjlighet att lösa. Genom att denna struktur finns så kommer alla avvikelser, stora som små, att lösas så att verksamheten blir allt bättre varje dag.

Vill även Ni etablera ett medarbetardrivet förbättringsarbete så tveka inte att höra av Er till Part Development!

Posted in Förbättringsarbete.