Hur ligger ni till just nu?

Lider din verksamhet av att medarbetarna skickas in i vad som skulle kunna kallas ett ”moln av tid” för att först dagar, veckor eller kanske t.o.m. månader senare konstatera att de inte hann med sina uppgifter i tid? Då är ni inte ensamma. Det här är ett alltför vanligt problem som kan ge flera olika konsekvenser, varav några är:

  1. Stressade medarbetare
    Att ha långt till nästa deadline kan för vissa kännas som ljuv musik eftersom det skapar en känsla av frihet. Tyvärr är det ovanligt att den friheten faktiskt finns på riktigt. Den tilldelade tiden kräver i de flesta fall ett kontinuerligt pågående arbete i en viss hastighet. Problemet är att den krävda hastigheten blir otydlig när det är långt kvar till nästa avstämning. Resultatet brukar bli stressade medarbetare, antingen för att de arbetar snabbare än nödvändigt eller för att de för sent inpå leverans/deadline inser att de har alldeles för mycket arbete kvar att utföra.
  2. Svårt för ledare att följa upp och stödja sin personal
    I en verksamhet som följs upp sällan är det svårt att vara ledare. Hur ska man som ledare kunna stödja sina medarbetare när man saknar insyn i vilka behov de har för att klara av sina leveranser? På samma sätt blir det svårt att ha koll på läget och ställa krav när det inte på ett konkret sätt går att avgöra hur vederbörande ligger till i förhållande till vad som planerats/förväntas.
  3. Sena leveranser
    När man alltför sent upptäcker att man ligger efter med arbetet blir det svårt att hinna leverera i tid. Den tid som en gång fanns att med vissa åtgärder kunna rädda situationen är ju redan förbrukad när insikten om förseningsläget kommer. Konsekvenserna av det kan i sin tur handla om allt från irriterade kollegor och övertid till förseningsviten och förlorade kunder.
  4. Svårt att upptäcka konkreta avvikelser
    När en medarbetare skickas in i ett ”moln av tid” och kommer ut på andra sidan med en försenad leverans beror det förmodligen på en mängd olika saker. Problemet är att det är svårt att fånga alla dessa avvikelser i efterhand. I de flesta fall beror förseningen på summan av en massa småstrul som man skulle kunna göra något åt om man bara kände till dem. När organisationen inte har förutsättningar att lära sig av avvikelserna kommer de att följa med in i nästa ”moln av tid” och historien upprepar sig.

För att göra något åt problemet kan vi ta stöd av de sätt att tänka som Lean-principerna anger. Lean-principen Takt kan på ett grovt plan sägas handla om att stämma av ofta. Utifrån denna princip kan vi utforma arbetssätt där vi kontinuerligt längs arbetets gång stämmer av hur vi ligger till gentemot vad som planerats eller på annat sätt förväntas.

För att kunna stämma av ofta måste vi kunna bryta ned arbetsinnehållet i mindre, konkreta och tidsatta aktiviteter. Tidsättningen kan i vissa verksamheter vara svår att få till men det är alltid möjligt att åtminstone göra en uppskattning. Genom att planera de nedbrutna aktiviteterna (gärna visuellt på en tavla) kan vi skapa förutsättningar att göra gemensamma (ledare/medarbetare) täta avstämningar av hur vi ligger till. Detta är grunden i s.k. Pulsmöten men arbetssättet kan med fördel användas även i det löpande arbetet. Det kan t.ex. handla om att bryta ned arbetsinnehållet i ett tvåveckorsmontage till tvåtimmarsblock eller att kontinuerligt stämma av om schemat på operationsavdelningen kan hållas eller inte. Rätt tillämpat leder det till nöjdare medarbetare, bättre leveransförmåga, högre kapacitet och ett bättre lärande.