Lean by Yourself® – Lean på egen hand

Rätt tillämpat är Lean en fantastisk strategi för att förbättra en verksamhet genom att med förbättrade arbetssätt öka värdet för alla intressenter. Det finns mängder av goda exempel som stöd för detta. Varför är det då inte fler verksamheter som aktivt använder tänkesätten i Lean för att förbättra sina resultat? En viktig anledning är att Lean i praktiken tyvärr inte är lika enkelt som Lean i teorin. Som ett resultat av detta väljer många verksamheter att ta stöd av konsulter. Erfarna och duktiga konsulter kan bidra med att se såväl möjligheter som potentiella utmaningar, visa på praktiska exempel och vägleda mot fungerande lösningar som är anpassade till de unika förutsättningar som respektive verksamhet har.

Tyvärr har inte alla verksamheter möjlighet att använda konsulter i den utsträckning de skulle behöva. Det finns säkert flera orsaker till det. För vissa verksamheter kan t.ex. kostnaden vara ett hinder. För att skapa goda förutsättningar till förbättring även för dessa verksamheter har vi alldeles nyligen lanserat en unik möjlighet att genomföra en strukturerad Lean-resa helt på egen hand. Vi kallar träningsupplägget för ”Lean by Yourself®”, dvs. Lean på egen hand. Det vore fel att säga att det ger samma stöd som en bra coachning från en riktig Lean-expert, men det är ett riktigt bra alternativ och till en betydligt lägre kostnad.

”Lean by Yourself®” omfattar både de hårda och de mjuka komponenterna i en framgångsrik Lean-satsning. Träningsupplägget är utformat för att kunna rullas ut i s.k. vågor genom en hel organisation. Liksom i allt annat arbete med Lean är det att rekommendera att träningen startar i högsta ledningen. När högsta ledningen har avslutat sin träningsvåg har deltagarna fått förutsättningar att själva leda sina underställda genom samma träningsupplägg. ”Lean by Yourself®” bygger alltså helt och hållet på konceptet ”train the trainer” där varje ledare tränar sina egna underställda. Det är en viktig faktor för att skapa en långsiktigt hållbar Lean-kultur.

Rent fysiskt består ”Lean by Yourself®” huvudsakligen av 30 böcker (tre olika titlar), ett antal praktiska övningar samt ett handledarmaterial. Böckerna är en viktig grund för att gruppen ska få en gemensam teoretisk bas och möjlighet att reflektera över sin egen verksamhet utifrån teorin. De praktiska övningarna är skapade utifrån övertygelsen att det bästa sättet att lära är genom att göra. Övningarna går alltså ut på att, under trevliga former, förstärka förståelsen för teorin.

De fördjupningsområden som ”Lean by Yourself®” är indelad i har alla sin utgångspunkt i Lean-teorin men flyttar därefter stegvis fokus mot att börja tillämpa de nyvunna kunskaperna i den egna verksamheten baserat på de egna förutsättningarna. Syftet är alltså att börja förbättra verksamheten parallellt med att träningen pågår. Som stöd för genomförandet finns ett handledarmaterial som på ett pedagogiskt och detaljerat sätt beskriver varje steg som ska utföras. Fördelen med detta är att den som ska leda träningen inte behöver vara Lean-expert utan han eller hon kan tryggt luta sig mot handledarmaterialet.

Förhoppningsvis kan denna korta beskrivning av ”Lean by Yourself®” indikera att det numera finns ett riktigt bra alternativ till att ta in konsultstöd. Så alla ni som upplever att ni behöver stöd i er Lean-satsning men som av olika anledningar känner att konsultvägen inte är framkomlig – ta er en närmare titt på ”Lean by Yourself®” på www.partdevelopment.com och/eller kontakta oss på lby@partdevelopment.com så berättar vi gärna mer.

Våga se dina flöden!

Ärenden som tar för lång tid eller försvinner, långa leveranstider, försenade projekt, ökande köer till mottagning och behandling, lägre servicegrad… Vad är det som gömmer sig bakom dessa resultat? Ja, ska man gömma något så är nog bästa stället där ingen ser.

Ett flöde är ofta ett jättebra ställe att gömma saker, speciellt mellan processer och ansvarsområden. Ju fler överlämningar desto fler ställen finns det att gömma både ärenden och produkter.
Ett flöde består av ett antal produkter eller tjänster som passerar genom ett antal funktioner eller processer för att slutligen uppfylla ett behov. Dessa funktioner eller processer är definierade utifrån vad som ska göras med produkten eller tjänsten.

Här är också ansvaret för produkten definierat utifrån funktion, inte flöde eller behovsuppfyllnad. Med ansvar kommer mätning och uppföljning, också det kopplat till funktion.

Riktigt så här enkelt är det ju förstås inte överallt. Vissa flöden har, förutom funktion, också en ansvarsuppdelning baserat på andra parametrar. Som ett exempelvis kan vi ta vården, där undersköterska, sjuksköterska och läkare delar ägandeskapet i flödet baserat på utbildningsnivå.

Själva ansvarsfrågan är ju intressant att fundera vidare på. Ligger problematiken i flöden i bristande ansvar? På vilket sätt ger vi förutsättningar till tydlighet och ansvarstagande i våra organisationer?

Jan Carlzon lär ha sagt att ”En person som inte får information kan inte ta ansvar. En person som får information kan inte låta bli att ta ansvar.”

Kan möjligen bristande flöden vara en funktion av bristande information? På vilket sätt får vi information om våra flöden, när vi endast styr och mäter processernas egenskaper? Finns den informationen verkligen tillgänglig så att människor har förutsättningar att ta ansvar för den? Eller till och med så tydlig information att personer inte kan låta bli att ta ansvar? Är det kanske först då som vi kan uppnå högpresterande, flödeseffektiva organisationer?

Om man har tänkt att bli riktigt bra, så måste man sluta gömma slöserier i sin verksamhet. Se istället till att skapa förutsättningar att få personer att ta ansvar för dem istället för att gömma dem. Lyft hela flödets alla delar, visualisera informationen så att den blir tillgänglig för hela organisationen. Först då kan det bli riktiga förutsättningar att få flöden som flyter, med förutsättningar som kan nyttja hela organisationens potential! Vad gömmer du för potential i dina flöden?