Lean by Yourself® – Lean på egen hand

Rätt tillämpat är Lean en fantastisk strategi för att förbättra en verksamhet genom att med förbättrade arbetssätt öka värdet för alla intressenter. Det finns mängder av goda exempel som stöd för detta. Varför är det då inte fler verksamheter som aktivt använder tänkesätten i Lean för att förbättra sina resultat? En viktig anledning är att Lean i praktiken tyvärr inte är lika enkelt som Lean i teorin. Som ett resultat av detta väljer många verksamheter att ta stöd av konsulter. Erfarna och duktiga konsulter kan bidra med att se såväl möjligheter som potentiella utmaningar, visa på praktiska exempel och vägleda mot fungerande lösningar som är anpassade till de unika förutsättningar som respektive verksamhet har.

Tyvärr har inte alla verksamheter möjlighet att använda konsulter i den utsträckning de skulle behöva. Det finns säkert flera orsaker till det. För vissa verksamheter kan t.ex. kostnaden vara ett hinder. För att skapa goda förutsättningar till förbättring även för dessa verksamheter har vi alldeles nyligen lanserat en unik möjlighet att genomföra en strukturerad Lean-resa helt på egen hand. Vi kallar träningsupplägget för ”Lean by Yourself®”, dvs. Lean på egen hand. Det vore fel att säga att det ger samma stöd som en bra coachning från en riktig Lean-expert, men det är ett riktigt bra alternativ och till en betydligt lägre kostnad.

”Lean by Yourself®” omfattar både de hårda och de mjuka komponenterna i en framgångsrik Lean-satsning. Träningsupplägget är utformat för att kunna rullas ut i s.k. vågor genom en hel organisation. Liksom i allt annat arbete med Lean är det att rekommendera att träningen startar i högsta ledningen. När högsta ledningen har avslutat sin träningsvåg har deltagarna fått förutsättningar att själva leda sina underställda genom samma träningsupplägg. ”Lean by Yourself®” bygger alltså helt och hållet på konceptet ”train the trainer” där varje ledare tränar sina egna underställda. Det är en viktig faktor för att skapa en långsiktigt hållbar Lean-kultur.

Rent fysiskt består ”Lean by Yourself®” huvudsakligen av 30 böcker (tre olika titlar), ett antal praktiska övningar samt ett handledarmaterial. Böckerna är en viktig grund för att gruppen ska få en gemensam teoretisk bas och möjlighet att reflektera över sin egen verksamhet utifrån teorin. De praktiska övningarna är skapade utifrån övertygelsen att det bästa sättet att lära är genom att göra. Övningarna går alltså ut på att, under trevliga former, förstärka förståelsen för teorin.

De fördjupningsområden som ”Lean by Yourself®” är indelad i har alla sin utgångspunkt i Lean-teorin men flyttar därefter stegvis fokus mot att börja tillämpa de nyvunna kunskaperna i den egna verksamheten baserat på de egna förutsättningarna. Syftet är alltså att börja förbättra verksamheten parallellt med att träningen pågår. Som stöd för genomförandet finns ett handledarmaterial som på ett pedagogiskt och detaljerat sätt beskriver varje steg som ska utföras. Fördelen med detta är att den som ska leda träningen inte behöver vara Lean-expert utan han eller hon kan tryggt luta sig mot handledarmaterialet.

Förhoppningsvis kan denna korta beskrivning av ”Lean by Yourself®” indikera att det numera finns ett riktigt bra alternativ till att ta in konsultstöd. Så alla ni som upplever att ni behöver stöd i er Lean-satsning men som av olika anledningar känner att konsultvägen inte är framkomlig – ta er en närmare titt på ”Lean by Yourself®” på www.partdevelopment.com och/eller kontakta oss på lby@partdevelopment.com så berättar vi gärna mer.

Din nya guide mot Lean

Lean med sina principer och synsätt är, och har varit, stabila över lång tid. Denna stabilitet är en viktig förutsättning för att ge trygghet och långsiktighet i arbetet med att förbättra verksamheter världen över. Däremot ökar hela tiden den samlade kunskapen om hur Lean kan tolkas och tillämpas. Det vill vi ta fasta på.

Vår strävan att sprida den senaste Lean-kunskapen har därför fått oss att, sju år efter att den första upplagan av ”Lean – Gör avvikelser till framgång!” såg dagens ljus, skriva en helt ny bok men med samma namn. Vi särskiljer istället boken genom att kalla den för den 3:e upplagan av ”Lean – Gör avvikelser till framgång!”. Boktiteln har vi behållit eftersom vi anser att den på ett lysande sätt beskriver vad både Lean och boken handlar om. Istället kommunicerar vi att det är en helt ny bok genom ett nytt omslag.

Den nya boken är utökad med innehåll som vi som konsulter under senare år fått allt fler frågor kring:

  • Vad som kännetecknar effektiva mål och mätetal i en verksamhet som strävar mot Lean
  • Vad som kännetecknar en ekonomistyrning som stödjer arbetet med Lean istället för att stjälpa det
  • Vad det innebär att leda mot Lean och hur det kan gå till
  • Medarbetarnas roll, ansvar och befogenheter i en verksamhet som är framgångsrik med Lean
  • Hur ett framgångsrikt arbete med ständiga förbättringar bör drivas i praktiken
  • Hur en verksamhets flödeseffektivitet kan ökas samt hur det kan och bör påverka resurseffektiviteten
  • Vad Toyota Kata är och hur metoden fungerar
  • etc

En annan viktig skillnad med 3:e upplagan är att den på ett tydligare sätt vänder sig till alla olika typer av verksamheter. Den övervikt mot tillverkning som vissa läsare tidigare upplevt är nu borta och såväl beskrivningar som exempel omfattar administration, service & tjänster, sjukvård, tillverkning och produktutveckling. En ytterligare skillnad är att såväl språk som beskrivningar har förenklats för att göra innehållet enklare att förstå och att koppla till den egna verksamheten.

Vi har fått mycket ros för vår nya bok och det är vi förstås glada för. Särskilt roligt har det varit att höra dem som läst tidigare upplagor (ofta ett antal gånger) säga att de fått ut så mycket mer av den 3:e upplagan att de nu även beställer den till personer som sedan många år haft den 2:a upplagan som sin guide mot Lean.

”Författarna kommer inte med pekpinnar, utan informerar bara om självklarheter på ett sådant sätt att man själv inser hur mycket som faktiskt kan bli bättre. Man kan i princip slå upp vilken sida som helst och efter någon minut inse att man även på just det området kan göra förbättringar i sin organisation. Då boken även innehåller konkreta tips och praktiska exempel som underlättar när man skall förklara för andra i sin organisation, gör det att man i denna bok faktiskt har nyckeln till framgång både på personlig nivå såväl som organisatorisk.”
Nicklas Boström
vice VD, Lättelement AB

Om Du är intresserad av boken och vill titta på smakprov eller beställa kan du göra det här.

Bra service!

Många hotell siktar mot stjärnorna, ju fler desto bättre. Skall man försöka förstå klassificeringssystemen hamnar man snabbt nere på jorden igen, närmre bestämt i en djungel. Det finns många olika system för vad som krävs för ett visst antal stjärnor. För att få 5 stjärnor så krävs oftast hög bemanning, t.ex att reception är bemannad 24 timmar, room service dygnet runt,  bar, lunch och middag 7 dagar i veckan. Kunden förväntar sig ofta service direkt, t.ex. så ska det gå snabbt att checka in eller ut vilket kräver hög bemanning så att det inte blir köer. Sammantaget blir det mycket slöserier, mycket personal som väntar på att snabbt kunna ge kunder service.

Vid en rundresa i Japan för att göra studiebesök i intressanta verksamheter bodde vi på ett hotell som tänkte annorlunda.

Hotellet hade jobbat mycket med flexibilitet så att personalen kan utföra många olika arbetsuppgifter. Deras ide är att gå till kunden istället för att vänta på att kunden kommer. Vi blev hämtade vid tågstationen av hotellets personal, de kom i flera bilar och en av dem kördes av deras VD. Där påbörjades incheckningen. De personer vi mötte som chafförer följde oss sedan genom vistelsen, lite ”fawlty towers känsla” men med fantastisk service. Tack vare standardardisering kan alla hjälpa till i t.ex köket. De jobbade väldigt mycket med förbättringsarbete där de sätter kunden i centrum. De har t.ex gjort rummen lättstädade med hjälp av SMED-metoden och skapat en standard för städning. Detta ger dem själva högre effektivitet så att kunden kan checka ut senare för att kunna njuta av hotellvistelsen längre.

Rummen är fortfarande av traditionell japans snitt, det man som kund märker av den effektiva städningen är att det är rent och fräsht. Att en kock kan städa så bra eller att städpersonalen kan laga så fantastisk mat var en upplevelse. En fantastsk mix av japansk kultur och japansk effektivitet.

Personalen då? Jo de verkade trivas mycket bra och var stolta över vad de åstadkommit.