400 fel blev 11 rätt

Vi får det beteende vi hyllar och det kanske inte är det beteende vi önskar. Vi äter ofta tårta och andra godsaker i samband med lyckade brandkårsutryckningar.

På en arbetsplats var de väldigt stolta över sina välanvända och tydliga kvalitetsverktyg som alla i princip använde. De visade alltid upp det för sina kunder och besökare där de mycket enkelt kunde plocka ut en stor mängd historik och annan nyttig information. Vad de inte förstod var att de i själva verket inte gjorde det viktigaste av allt, åtgärder som på lång sikt eliminerade kvalitetsbristerna som ideligen återkom. Visst fanns det en och annan i organisationen som drev frågan att bristerna måste hanteras på ett långsiktigt sätt, men de blev oftast negligerade av ledningen som gav mer fokus åt de som drev fram att organisationen lyckades med kortsiktiga leveransmål. Där fick de just den kultur de hyllade, kortsiktighet.

När man nu efter flera års arbete i en mängd olika verksamheter i vårt avlånga land inser att detta är allt för vanligt förekommande förstår man hur förödande ett sådant förhållningssätt är. Man hänvisar i många fall till kvalitetssystem och kvalitetsarbete som i grunden skall hjälpa oss att hantera dessa frågor på ett korrekt sätt men som inte bidrar till det viktigaste av allt, långsiktiga åtgärder. Detta på grund av vår oförmåga att hålla fokus på grundorsaken. Vi måste alla förstå att vi måste byta fokus till långsiktighet.

Vad är det vi sysslar med egentligen, lägger vi tillräckligt med tid på rätt saker? NEJ!

När en genomlysning gjordes av kvalitetsarbete på ovansående arbetsplats var resultatet näst intill pinsamt. Utav drygt 400 avvikelser hade de endast gjort långsiktiga åtgärder på 11 st. I det tvingade fältet för långsiktig åtgärd hade man bockat i ”Åtgärdad” med kommentaren ”genomförs separat” som i stort sett aldrig genomfördes. I detta fall fanns det förutsättningar för att förstå att det var viktigt att genomföra långsiktiga åtgärder, men det undveks genom denna hantering.

Vi måste kombinera det kortsiktiga fixandet med långsiktigt lärande, det är den enda riktiga vägen att gå. När detta blir det allenarådande sättet att arbeta och att hantera avvikelser så kommer dessa företag visa positiva och förbättrade resultat inom en snar framtid. Detta innebär att vi skall vårda det vi redan idag är mycket bra på, att snabbt fixa till de problem som dyker upp, fast med en tydlig koppling till ett långsiktigt lärande av varje avvikelse. Med andra ord skall vi behålla vårt driv med att fixa saker när dom dyker upp, men vi måste alltid på ett enkelt sätt koppla detta till vårt långsiktiga lärande via ett förbättringsarbete.

Bilden och resonemanget återfinns i böckerna:

Ledarskap – Gör Lean till framgång!

Medarbetarens guide till framgång – Förbättra med Lean!

På andra sidan stämpelklockan

Rapport från företag i México som jobbar hårt för att utveckla sitt arbetssätt för att stödja sin viktigaste tillgång, personalen. Kanske något annorlunda mot hur de flesta företag normalt jobbar.

Efter att haft en hårt ansträngd ekonomi insåg företaget att de inte kunde betala ut extrapengar för att göra det bättre för personalen, detta hade gjorts då ekonomin varit bättre.

Kan det göras på något annat sätt? Vad är viktigt för personalen? Jo att säkra tryggheten för familjen. Företaget vill göra mer för sina anställda, helst utan att det kostar något. Många av fabrikens arbetare har lång resväg till fabriken från avlägsna områden. Kollektiva färdmedel saknas för de flesta så det är det bil som gäller. Veckoarbetstiden är 48 timmar. Genom att gå ner till 4-dagars vecka (12-timmarspass) kan personalen spara en resa i veckan = spara pengar. Dessutom lediga 3 dagar.

Vilka är de största utgifterna förutom bil, jo boende och mat. Boendekostnaden är svår för företaget att påverka, men hur kan vi hjälpa våra anställda att spara matpengar? Huruvida diet var uppe som förslag är oklart men en dag i veckan bjuds jordbrukare och andra som grossister in för att ordna marknad för dom anställda på företagets parkering. På det sättet hjälper företaget de anställda att handla mat billigare, alltså ett mervärde som inte kostar så mycket. Priserna är förhandlade av företaget. På detta sätt sparas mycket tid, som kan användas till familjen istället för att resa till marknader.

En annan intressant sak de gör är att dom ställt in en kareokeutrustning i lunchrummet där de uppmanar alla att ta tillfället i akt att sjunga på lunchen. Detta kanske inte bara skulle ses som positivt i vår kultur, men det finns ett ordspråk som säger att har du två mexicanare på samma ställe, då har Du ett party. Genom att låta anställda visa upp sina talanger för kollegor skapas en kultur där det är lättare att vilja och våga. Det är helt ok att utmana sina chefer i sång.

En annan stor utgift för familjer, förhoppningsvis inte så många gånger, är giftemål. Vill man ha lyckliga medarbetare så måste dom ju ha råd att gifta sig. Lösningen är att företaget står för fiolerna när det vankas giftemål, festen hålls på företaget. För att ytterligare stärka familjebanden och kanske för att scouta framtida rekryteringar anordnas regelbundna idrottstävlingar där både anställda och deras familjer deltar.

Fantastiskt att se organisationer som tar ansvar även efter att personalen stämplat ut, snacka om bra värderingar.

Läs mer av våra inlägg om värderingar.

Farmen 2.0, lyssna på dina ko-workers!

Hade nöjet att göra ett studiebesök på en farm i Ohio, där dom jobbade med värderingar för sina kor! Tankegången var ganska enkel och logisk. Om korna mår bra så, producerar dom mer mjölk. Friska kor behöver självklart inte lika mycket hjälp från veterinären, inte lika mycket mediciner. Förutom att både veterinärer och medicin kostar pengar så påverkar även medicinen både mjölk och kött.

Att vara lyhörd inför personalens önskemål kan vara en utmaning för många organisationer, om ”personalen” består av kor uppstår ytterligare utmaningar. Enkäter och liknande verktyg blir lite trubbiga. Förmodligen blir dom uppätna.

På farmen i Ohio fokuserade personalen (den mänskliga) på att skapa en trivsam miljö för korna, ett stressmoment för korna hade tidigare var en dåligt fungerande automatisk mjölkningsutrustning. Dessutom gav mjölkning i den utrustningen upphov till infektioner på kornas spenar.

Tillsammans med en konsult 🙂 har farmen tagit fram en bättre mjölkningsutrustning som visserligen kräver mer manuellt jobb men ger tryggare kor. Nu tvättas spenarna manuellt med andra rengöringsmedel som minskar/hindrar irriterad hud. För anslutning mellan spenar och mjölkningsutrustningen togs en ny silikon fram. Även vacuumnivåer justerades så att korna inte kände obehag vid mjölkning.

En annan trivselåtgärd som finns för korna är roterande borstar som masserar. Korna kan själva gå till dessa stationer och bli borstade på ryggen.

Andra åtgärder som farmen gjort för att få korna att må bättre var bl.a. att dom satsat stort på ventilation i den lokal korna vistades i när dom var inomhus. En ko producerar ju som bekant inte bara mjölk. Även några hundra liter metangas ger varje ko ifrån sig varje dygn. Genom att installera fläktar kan korna numera andas friskare luft, vilket gör att dom mår bättre, och producerar mer mjölk…

Tänk, att det kan löna sig att till och med lyssna på sina kor.

Daglig styrning

Daglig styrning eller dagens Jaså?

Det är ganska vanligt i många organisationer att man har ett möte där man pratar om vad ska hända under dagen och vilka problem som måste hanteras. Korta möten av denna sort kallas ofta för daglig styrning eller pulsmöte. Fördelen med dessa typer av möten är att snabbt kunna informera om situationen och ta snabba beslut kring åtgärder för att lösa dagens problem och leveranser.

Många gånger upplever vi dock att dessa möten tenderar att bli ett möte där man endast konstaterar att saker och ting det blev som det blev och efter ett antal undanflykter och bortförklaringar står gruppen kvar med ett tomt ”Jaså” och en känsla för att alla åtminstone gjorde sitt bästa. Det resultat man får är ju ändå en frukt av att alla gör så gott man kan och sedan ser vi på mötet hur det gick.

På den dagliga styrningen diskuteras också ofta åtgärder och aktiviteter för att lösa problem som uppstått sedan senaste mötet, och det är ju jättebra. Ofta sker detta utan att egentligen lova något och ofta utan att följa upp de aktiviteter som man eventuellt lovat utföra. Man fixar helt enkelt de problem som man stöter på och ser till att resultatet blir bra för dagen. Sedan behöver man inte bekymra sig över de problem som man inte kan lösa idag, för det kommer alltid nya problem nästa dag…

Det här kan låta lite hårt, men många missar möjligheten till lärande och förbättring i samband med den dagliga styrningen. Styrkan i ett pulsmöte ligger i två plan:
– att samla energin i en riktning för att nå dagens mål
– att skapa ett lärande i organisationen.
Den första delen, att samla energin i en riktning lyckas många skapa med sin puls. Den andra delen är däremot lite svårare.

Lärandet kan komma från flera håll, men två viktiga delar kan man använda vid ett pulsmöte. Den första delen är att tänka sig hur det borde bli och den andra delen är att reflektera hur det faktiskt blev. Att tänka sig hur det borde bli kräver mycket mer än att bara hoppas att det blir något.

Reflektionen, att kolla hur det blev jämfört med plan, är central för lärandet. Att endast göra, och göra samma sak upprepade gånger, förbättrar inte resultatet. Det snarare cementerar sättet man gör saker på, och följaktligen också resultatet. Lärande handlar istället om förändring, att ändra tänkesätt, beteende eller arbetssätt från ett läge till ett annat. Att följa upp en plan och se skillnaden mellan plan och utfall torde generera en hel del avvikelser. Det blir ju inte alltid som man tänkt sig, eller hur?

I denna punkt ligger den stora skillnaden mellan ett effektivt pulsmöte och ett dagens konstaterande att det blev som det blev. Använder man avvikelser för att faktiskt bli bättre på riktigt genom att hantera och eliminera orsaken till problemen kan den dagliga styrningen bli ett effektivt verktyg i förbättringssystemet och inte bara ett dagens jaså…

Hur ser era pulsmöten ut?
Får ni ut full effekt av era medarbetare och kollegor?
Lär ni er varje dag i era pulsmöten?
Leder den dagliga styrningen till reella förbättringar?